平台如何支持员工与雇主之间的合同关系？

改善员工与雇主之间合同关系的倡议是 Qiwa 平台赖以建立的核心目标和愿景之一。该平台通过一系列服务和监管工具来支持和发展这种关系，其中最显着的包括：

• 合同管理与存档： 平台提供专门系统，用于创建和存档企业员工（无论是沙特公民还是居民）的合同，并将其发送给员工以获得最终批准。平台还提供仪表盘以跟进合同状态，并支持提交终止合同关系的申请、跟踪通知期以及合同起止日期。

• 组织和采纳工作条例： 平台致力于通过采纳员工与雇主之间的内部工作条例来规范企业内部环境，这有助于营造法律安全的办公环境并减少双方之间可能产生的劳动纠纷。平台还提供“定制工作条例”模板，使企业主在签署合同时能够灵活地为员工添加条款和福利。

• 员工满意度指数： 平台提供一项服务，允许员工通过匿名发送和填写的电子调查问卷来评估其企业。该指数旨在提升各方之间的互动水平，提高透明度，并将员工意见传达给企业主以改善工作环境。

企业在使用 Qiwa 平台时常犯的错误

1. 延迟或忽视数字化“合同存档”

• 要求： 人力资源和社会发展部规定必须对所有员工（沙特及非沙特籍）的合同进行 100% 存档。

• 错误： 在员工加入企业后忽视立即存档合同，或将合同挂在员工账户中未予接受。

• 影响： 导致平台合规率下降，进而根据平台规定影响企业享受某些服务的资格，例如签发即时签证或转移新员工服务。

2. 未监控“Nitaqat（绿色区域/劳动力本土化评级）”盲目调动劳动力

• 错误： 未在平台内审查预估“Nitaqat”计算器的情况下，提交新员工的担保转移申请。

• 影响： 接受单个外籍员工的服务转移可能会导致企业突然从绿色区间跌至黄色或红色区间，从而影响签证服务的使用或与企业范围相关的某些服务。

3. 职位与“职业核查”及“认证”要求不符

• 错误： 为方便程序而为员工选择随意的职称，而忽视了合法的职业要求。

• 影响： 某些职业强制要求“职业核查”证书（如手工业者、工程师和技术人员），或要求与特定机构挂钩（如沙特工程师委员会或沙特健康专科委员会）。在没有实际认证的情况下选择这些职业可能会导致某些程序延迟或被拒绝，直至满足规章要求。

4. 对服务转移时的“通知期”机制缺乏了解

• 错误： 认为现行企业同意员工服务转移就意味着立即转走，或者忽视通知期（可能长达 90 天）。

• 影响： 导致员工悬在两家企业之间，其费用或缺勤继续记在当前企业名下，从而引发劳动力纠纷并浪费时间。

5. 平台间（Qiwa – Mudad – GOSI）不同步

• 注： 劳动生态系统通过网络相互关联，一个平台出现故障会影响另一个平台。

• 错误： 在“Mudad”（工资保护）或“社保机构（GOSI）”平台修改员工薪资，但未在“Qiwa”平台通过官方附录更新其合同，反之亦然。

• 影响： 工资保护系统中出现“合规违规”，由于实际薪资与存档合同的政府数据不匹配，可能导致出现需要根据现行法规处理的备注或违规记录。

6. 忽略“年度培训披露”

• 错误： 拥有 50 名及以上员工的企业忽视法定的年度培训数据强制披露（在人力资源和社会发展部或 Qiwa 平台公布的期间内）。

• 影响： 由于未遵守知识本地化和培训计划，根据部门指示，可能会受到合规水平及享受某些服务资格的影响。

7. 拟定有缺陷的“工作组织条例”

• 错误： 依赖通用标准条例而不根据公司业务性质进行定制，或者忽视通过平台更新和存档条例。系统严格限定了雇主有权在批准的标准条例中修改的要素：

  • 年度日历（回历 / 公历）。

  • 休假制度。

  • 工作时间（常规和季节性）。

  • 工作日和每周休息日。

• 影响： 当对员工实施惩罚或扣款时，公司缺乏法律保护伞。如果内部条例未在劳动法院前经公司内部违规系统批准并存档于 Qiwa，企业在应用某些监管程序时可能会面临挑战。

什么时候需要一家公司来管理 Qiwa 平台？

您的企业需要将 Qiwa 平台管理外包给专业管理公司的最突出情况：

1. 劳动力规模增长与运营业务增加

当员工数量超过了企业主或传统会计无法进行日常跟进的阈值时。这需要对敏感业务进行持续管理，例如：

• 转移服务（员工担保）并准确跟踪法定通知期。

• 毫不延迟地签发和更新工作许可和签证（即时签证或补偿签证），因为工作许可签发和更新服务要求企业具备特定的监管条件：

  • 企业的 Nitaqat 类别必须为低绿级或以上。

  • 职业不得是专属于沙特男女公民的职业。

  • 企业活动不得属于农民和牧民活动。

  • 所有许可证必须有效，国家地址订阅有效，遵守工资保护计划，且企业状态为存续。

• 修改和更正职业以符合经批准的企业活动，以避免申请被拒绝。

2. 保护企业“Nitaqat”范围并避免服务暂停

Qiwa 平台依赖“Nitaqat”系统来评估职位本土化率（沙特化）。借助专业公司有助于降低导致企业服务完全冻结的降级（红区或黄区）概率，专家负责：

• 超前计算沙特化比例并在问题发生前预测任何缺陷。

• 根据人力资源部的分类高效管理配额余额。

3. 严格遵守强制性披露和条例

该部门通过 Qiwa 对不合规企业实施定期义务和严厉罚款。这些事务需要完全的法律认知，例如：

• 数字化合同存档：强制要求对所有员工合同进行 100% 存档，以享受一体化平台服务。

• 培训披露：企业（从 9 月到 1 月）关于员工培训数据的强制性年度义务。

• 工作条例批准：起草和存档企业的内部工作条例，以确保其符合系统规定。

4. 与工资保护系统（Mudad 平台）的联动与对接

薪资管理和遵守工资保护计划需要 Qiwa 和 Mudad 平台之间的持续联动与同步。将平台外包给专业公司可确保解决员工薪资中的任何差异或文件上传延迟，从而避免即时处罚和暂停服务。

5. 新企业的筹建阶段

该部门根据 Qiwa 平台公布的政策和规定向某些新企业授予筹建优惠，这可能会根据企业类型和部门更新而有所不同。此阶段的错误（例如未正确关联社会保险或沙特化信息）可能会消耗签证配额或在萌芽状态冻结企业档案。

6. 减少中小企业的行政成本

对于中小企业而言，与专业管理公司签订外包合同（Outsourcing）的成本远低于雇用全职 HR 人员或每月领取薪水、享有保险和福利的办事员，同时能保证获得更高水平的专业知识和对所有政府更新的实时跟进。

指导提示： 如果行政方面和合规生态系统消耗了本应投入到发展核心商业活动中的宝贵时间，或者由于未能跟上部门决策而对突如其来的罚款感到担忧，这就是您需要专业管理公司的真正信号。

###来自 Entity Gate 的全面人力资源与政府关系服务 Entity Gate 的角色不仅限于执行程序性事务，我们还是您管理劳动力和政府关系的战略伙伴，提供包括以下内容在内的综合服务生态系统：

• 员工入职与服务转移： 顺畅跟进劳工加入程序和担保转移。

• 劳动合同存档与管理： 根据最新法规起草和跟进合同及附录。

• 工作许可及居留证（Iqama）的签发与更新： 监控截止日期并履行义务以确保证件有效。

• 职业管理与修改： 根据专业和认证审查并调整职位头衔。

• 出入境及最终出境签证： 系统化管理旅行和离境申请。

• 政府平台间协调： 各平台（Qiwa、Mudad、Muqeem、GOSI 和 Ajeer）的完全同步。

• Nitaqat 与沙特化跟踪： 常态化分析企业 Nitaqat 等级并提供主动解决方案以予以维护。

• 薪资与出勤协调： 确保遵守工资保护计划。

• 服务终止程序： 管理应付款项结算和合法终止合同关系。

• 员工派驻服务（EOR）： 在 Entity Gate 担保下提供员工派驻选项，以满足灵活扩展的需求。

Entity Gate 提供的价值

• 主动核查： 在提交任何申请之前研究企业和员工的准备情况。

• 全面协调： 连结所有相关政府平台之间的要求。

• 意识与透明度： 事先告知客户所有要求、成本和潜在风险。

• 持续跟进： 提供定期报告和每个交易直至完成状态的实时更新。

关于 Qiwa 平台及人力资源服务管理的常见问题

外部公司可以管理 Qiwa 平台上的企业账户吗？

可以，系统允许在特定控制和安全框架内，授予专业机构授权代表权限，以代表企业主管理运营和服务。

为什么员工的服务转移申请有时会被拒绝？

拒绝原因可能有多方面，其中包括：企业未达到要求的 Nitaqat 等级、文件过期、员工未通过要求或职业认证、或存在与工资保护相关的备注。

员工转移会影响企业的 Nitaqat 等级吗？

会，增加外籍劳动力或流失本国劳动力会直接影响“Nitaqat”计算器，因此建议在提交转移申请前研究其影响。

Qiwa、Mudad 和 Muqeem 平台有什么区别？

• Qiwa： 负责合同存档、工作许可、条例和服务转移。

• Mudad： 专门管理薪资和遵守工资保护计划。

• Muqeem： 专门签发和更新居留证（Iqama）、护照和旅行签证。

必须在 Qiwa 平台上何时对员工合同进行存档？

必须在完成招聘程序且员工开始工作后立即对合同进行存档，以确保遵守人力资源和社会发展部的指示。

Entity Gate 是否在其担保下提供员工派驻服务？

提供，Entity Gate 提供员工派驻服务（Employer of Record），以帮助公司在无需立即直接转移担保的情况下运营劳动力并扩大业务范围。

更改员工职业需要哪些文件？

要求因目标职业而异，可能包括：认证的学历证书、专业注册证书（如专业协会或委员会颁发的证书）或职业核查通过证书。

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